Peguntas Frequentes NF-e - Legislação

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  • 1 - O que é a Nota Fiscal Eletrônica – NFe?

    Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela autorização, pela Secretaria de Fazenda, antes da ocorrência do Fato Gerador.

  • 2 - Já existe legislação aprovada sobre a NFe?

    A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005. Foram aprovados:

    • O Ajuste SINIEF 07/2005 (e alterações) instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica - NFe e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE;
    • O Protocolo ICMS 10/2007 (e alterações) dispõe sobre a obrigatoriedade de emissão da NFe;
    • O Ato COTEPE 22/2008 dispõe sobre as especificações técnicas da NFe. Contém o Manual de Orientação do Contribuinte.
    O Manual de Integração do Contribuinte contem todo o detalhamento técnico e as especificações de leiaute para o sistema da Nota Fiscal Eletrônica.

  • 3 - Quais são as vantagens da NFe?

    A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial. Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:

    • Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NFe contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NFe na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via, não havendo, portanto, a obrigatoriedade de utilização de formulário contínuo ou de segurança bem como de 4 ou 5 vias;
    • Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;
    • Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que custo do arquivamento físico;
    • GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NFe é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações. Além da eliminação da necessidade de armazenagem e gerenciamento do documento original, a recuperação dos documentos originais e a extração de cópias não serão mais necessárias, e a possibilidade de extravio de documentos também será eliminada; como todos os exemplares da NFe são autênticos, a autenticação de cópias será eliminada;
    • Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NFe prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NFe;
    • Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Como o fisco de todo o país já possuem as informações da NFe, o processo de digitação e controle do fluxo físico de mercadorias pelos postos fiscais de fronteira fica muito mais simplificado e ágil, reduzindo significativamente o tempo de parada nos postos fiscais;
    • Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação “empresa - à - empresa”). Com o advento da NFe, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.
    Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:
    • Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;
    • Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NFe, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;
    • Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;
    • GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
    • Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.
    Benefícios para a Sociedade:
    • Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
    • Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
    • Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
    • Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NFe.
    Benefícios para os Contabilistas:
    • Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;
    • GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
    • Oportunidades de serviços e consultoria ligados NFe.
    Benefícios para o Fisco:
    • Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
    • Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
    • Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
    • Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
    • GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
    • Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

  • 4 - Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NFe substitui?

    Atualmente a legislação nacional permite que a NFe substitua apenas a Nota Fiscal modelo 1 e 1A. Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal. Os documentos que não foram substituídos pela NFe devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

  • 5 - Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NFe pode ser utilizada?

    A NFe substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

  • 6 - Quais empresas e a partir de quando as empresas serão obrigadas à emissão de NFe? As médias e pequenas empresas também devem emitir NFe?

    A obrigatoriedade da NFe está disposta no Protocolo ICMS 10/2007 e é estabelceida por segmentos econômicos. Não há relação com o porte ou regime de recolhimento das empresas. Empresas voluntárias também poderão solicitar credenciamento para emiti-la.

  • 7 - O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NFe em suas operações?

    A principal mudança para os destinatários da NFe, seja ele emissor ou não de NFe, é a obrigação de consultar a existência e autorização de uso da NFe que estiver recebendo pela internet, no site da Secretaria da Fazenda (nfe.sefaz.ce.gov.br ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br). A consulta deverá ser feita utilizando-se a Chave de Acesso, com 44 posições, existente tanto na NFe como no DANFE correspondente que acompanha a mercadoria. Se o cliente da empresa também for emitente de NFe, poderá receber o documento digital do emitente e se beneficiar de todas as vantagens que o sistema propicia aos destinatários. Ressalte-se ainda que a Nota Fiscal Eletrônica poderá ser enviada ao cliente antes da saída física (circulação) da mercadoria. Isso permite que o destinatário possa identificar possíveis divergências com relação ao seu pedido, como divergência de preço ou quantidade, podendo alertar o emitente a tempo, antes da saída da mercadoria. Caso o cliente não seja emissor de NFe, ou não tenha conseguido o arquivo da NFe junto ao emitente, utilizará o DANFE para efetuar a escrituração fiscal da respectiva NFe.